Quy Trình Nhập Khẩu Đường Biển

Bước 1: Yêu cầu booking

Trước khi làm bước này. Bạn đã thỏa thuận và ký kết hợp đồng với nhà XK về các điều khoản,điều kiện, ràng buộc,.. để nhập hàng. Cũng như lựa chọn dịch vụ vận tải (FWD) đáp ứng các yêu cầu của công ty bạn.

Tương tự như quy trình hàng xuất, thường các hãng tàu hay hết chỗ sớm khoảng trước 1 tuần. Đặc biệt khi rơi vào mùa cao điểm. Lượng hàng xuất đi rất nhiều, tình trạng thiếu container rỗng và chỗ rất hay xảy ra.

Có điểm khác biệt so với hàng xuất, trường hợp bạn booking (giành quyền thuê tàu). Thì bạn chỉ việc cung cấp thông tin cho dịch vụ vận chuyển FWD tại Việt Nam. Để lấy booking và họ sẽ tiến hành liên hệ với đối tác của bạn. Thông qua mạng lưới chi nhánh, đại lý của họ để phối hợp đóng hàng theo kế hoạch được xác định trước đó.

Mọi thông tin cập nhật sẽ được đối tác của bạn và dịch vụ vận chuyển cung cấp trong suốt lộ trình đơn hàng về tới công ty. Các thông tin chính cần có để lấy booking như bên dưới:

• Cảng đi (Port of Loading) là nơi mà container của bạn được xếp lên tàu

  Về việc lựa chọn cảng xếp hàng dựa trên thỏa thuận của bạn với đối tác cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho cả đôi bên.

• Cảng chuyển tải: Tùy thuộc vào quy định, sự thống nhất giữa bạn và khách hàng có được phép đi

  tàu chuyển tải (transit) hay phải đi thẳng (direct) để lựa chọn lộ trình phù hợp.

• Cảng đến (Port of discharge): là nơi mà container của bạn được dỡ ra khỏi tàu

• Tên hàng, trọng lượng: Dựa trên thông tin trên bộ hồ sơ chứng từ để cung cấp

• Thời gian tàu chạy: là ngày dự kiến tàu xuất phát, thường hay viết tắt ETD (Estimated time of departure)

• Thời gian đóng hàng: Theo kế hoạch thống nhất giữa bạn và nhà xuất khẩu

• Yêu cầu đặc biệt khác: Loại container, kích cỡ, nhiệt độ, độ thông gió (nếu có). Căn cứ vào từng mặt hàng để lựa chọn loại container phù hợp

Bước 2: Kiểm tra và xác nhận booking

• Kiểm tra thông tin trên booking:

• Khác với 1 lô hàng xuất bạn phải kiểm tra chi tiết từng phần trên booking thì hàng nhập bạn chỉ lưu ý

  1 số thông tin sau:

• Cảng đi, cảng đến: kiểm tra kỹ xem đúng yêu cầu hay chưa vì nó ảnh hưởng xuyên suốt

  tiến trình đơn hàng của bạn

• Nhiệt độ, độ thông gió (nếu có): xem nhiệt độ, độ thông gió đã đúng theo yêu cầu chưa. Riêng các mặt hàng đông lạnh (nhiệt độ âm) không có độ thông gió, chỉ có nhiệt độ dương mới có, cần hết sức lưu ý.

• Loại container, kích cỡ: Cont khô hay lạnh, loại cao hay thường, loại 20 feet hay 40 feet. Một số thông tin không thực sự quá cần thiết như hàng xuất vì phía nhà xuất khẩu đã chủ động lên kế hoạch sắp xếp trước đó, bạn có thể bỏ qua như: hạn nộp thông tin làm Bill (Cut off SI), giờ cắt máng (Cut off CY), nơi lấy rỗng, nơi hạ container đầy,…

• Yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa nếu có sai sót:

Nếu có sai sót thì đề nghị bên cấp booking chỉnh sửa và tiếp tục kiểm tra cho đến khi đạt yêu cầu của bạn.

Bước 3: Theo dõi tiến trình đóng hàng và thông tin cập nhật từ nhà nhập khẩu

Đối với hàng xuất, bạn hoặc dịch vụ vận chuyển FWD bạn thuê sẽ thực hiện việc giám sát, theo dõi
toàn bộ tiến trình đóng hàng để cập nhật cho đối tác của bạn. Còn đối với hàng nhập thì ngược lại:
Nhà xuất khẩu hoặc đại lý, chi nhánh dịch vụ FWD ở Việt Nam mà bạn đang sử dụng sẽ làm điều này.

Trường hợp nhà xuất khẩu hoặc công ty dịch vụ FWD lơ là, không cập nhật cho bạn thì bạn phải chủ
động yêu cầu họ cập nhật thường xuyên cho bạn để nắm bắt tiến trình đơn hàng của mình.
Một số thông tin cần được cập nhật như:

• Hình ảnh, video trước và sau khi đóng hàng cũng như quy cách đóng hàng, đóng gói theo thỏa thuận.

• Ảnh chụp số seal, số container

• Ảnh chụp tình trạng container rỗng để xác nhận rỗng. Để đảm bảo không xảy ra vấn đề hư hại gì. Vì mọi chi phí phát sinh sửa chữa container sẽ bị hãng tàu thu của bạn khi bạn trả container rỗng tại Việt Nam nếu như ở đầu nước ngoài không có xác nhận hư hại gì.

• 

• Yêu cầu ảnh chụp container rỗng

• Riêng đối với hàng lạnh phải chụp bảng nhiệt độ, nếu bạn cẩn thận hơn thì có thể yêu cầu họ gắn thêm con Chip điện tử trong container để theo dõi nhiệt độ trong suốt lộ trình lô hàng về tới cảng ở Việt Nam.

Yêu cầu ảnh chụp đồng hồ đo nhiệt độ đối với container lạnh

Thậm chí nếu tàu bị delay trước khi đóng hàng thì cũng phải yêu cầu họ cập nhật để chủ động xử lý chứng từ liên quan đến lô hàng

Bước 4: Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng

Trước khi NK hàng về, cần tìm hiểu mặt hàng này bắt buộc phải có những chứng từ gì phục vụ cho việc làm thủ tục NK ở đầu Việt Nam. Sau đó bạn yêu cầu phía đối tác tiến hành làm để được cấp các chứng từ, chứng nhận đó.

Sau khi chốt các loại chứng nhận, trong quá trình tiến hành, bạn đề nghị họ gửi các bản nháp (Draft). Kể cả vận đơn đường biển (bill) để kiểm tra kỹ các thông tin xem đã khớp hay chưa. Vì chỉ cần sai 1 lỗi rất nhỏ thì khi về đến Việt Nam lô hàng của bạn có thể gặp rắc rối lớn từ phía Hải Quan, cơ quan nhà nước có liên quan.

Nếu mọi thứ Ok rồi thì xác nhận với họ để tiến hành các bước tiếp theo cho tới khi bạn nhận được bản scan gốc. Có một điểm lưu ý đặc biệt là bạn cần dựa vào lịch trình thời gian tàu chạy để chủ động yêu cầu các Deadline cho từng chứng từ, đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.

Đã không ít trường hợp tàu đã về tới Việt Nam nhưng chứng từ, chứng nhận liên quan đến lô hàng vẫn chưa hoàn tất. Gây trì hoãn lô hàng, rất mất thời gian và chi phí.

Bước 5: Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến

Khi hàng gần về tới Việt Nam, trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến từ phía hãng tàu hay đại lý.

Thông báo hàng đến (ARRIVAL NOTICE) là giấy thông báo chi tiết của Hãng tàu, Đại lý hãng tàu thông báo cho bạn biết lô hàng dự kiến sẽ cập bến khi nào. Nhìn chung, các thông tin trên thông báo hàng đến có phần tương tự các thông tin trên Bill như (tên nhà XK, NK, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa,..) Ngoài ra còn có các phụ phí (thường hay gọi Local charge) được ghi rõ trên đó.

Sau khi kiểm tra thông tin trên thông báo hàng đến, bạn tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O). Để lấy được bộ lệnh giao hàng từ hãng tàu hoặc đại lý, bạn cần các giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu:

• Bill gốc (nếu bill Surrendered thì không cần bill)

• Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu)

Đối với hợp đồng thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), khi đến hãng tàu nhận bộ lệnh giao hàng bạn phải mang vận đơn gốc có ký hậu của ngân hàng.

Thông thường, bộ lệnh giao hàng có 4 bản do hãng tàu cung cấp để người nhận hàng làm giấy cược container, gia hạn, đối chiếu Manifest và in phiếu giao nhận container.

Đối với hàng FCL nếu hàng là loại hàng giao thẳng, giao nguyên container thì bạn phải làm giấy mượn container bằng cách điền vào giấy cam kết mượn container theo mẫu sẵn của từng hãng tàu và
đóng phí cược container theo quy định của mỗi hãng tàu.

Số tiền này được hãng tàu hoàn trả lại nếu khi trả container về bãi, tình trạng container vẫn tốt như lúc mượn hoặc sẽ bị trừ bớt để hãng tàu sửa chữa container bị hư hỏng và trên lệnh giao hàng sẽ được đóng dấu là “HÀNG GIAO THẲNG”.

Đồng thời, hãng tàu đưa cho nhân viên giao nhận ký tên vào 01 bản D/O và hãng tàu giữ lại bảng này để làm bằng chứng là bộ lệnh đã được giao cho người giao nhận. Nhân viên giao nhận còn phải đối chiếu B/L với các thông tin trong D/O để đảm bảo thông tin chính xác.

Nếu phát hiện có sai sót, nhân viên giao nhận sẽ phải yêu cầu hãng tàu sửa chữa và đóng dấu “CORRECT” vào chỗ đã sửa, nếu không sẽ dẫn đến rắc rối khi làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng.

Đối với hàng FCL là hàng rút ruột tại cảng thì trên D/O sẽ được đóng dấu “HÀNG RÚT RUỘT” và cũng được ghi rõ ngày hết hạn.

Lưu ý:
Bạn cần chú ý kiểm tra ngày hết hạn lệnh trên lệnh giao hàng. Trường hợp nếu kế hoạch làm hàng tại cảng kéo dài vượt quá thời hạn ghi trên lệnh thì bạn phải lên hãng tàu/ đại lý hãng tàu đóng tiền để gia hạn lệnh. Sau khi gia hạn lệnh thành công thì bạn mới làm được các thủ tục tiếp theo để kéo hàng về kho.

Việc lấy lệnh có thể đóng tiền mặt hay chuyển khoản đều được. Đối với số tiền lệnh lớn thì nên chuyển khoản để tránh rủi ro.

Trong một số trường hợp cần lấy lệnh gấp để làm thủ tục, nếu chuyển khoản từ tài khoản công ty bạn qua tài khoản một số hãng tàu sẽ mất ít nhất nửa ngày, rất mất thời gian. Do đó, các trường hợp gấp thì bạn nên ưu tiên thanh toán bằng tiền mặt để lấy được ngay lệnh giao hàng.

Bước 6: Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng

Dựa vào loại hàng, căn cứ mã HS code,…và các quy định của cơ quan nhà nước để bạn dự trù được cần đăng ký những thủ tục gì để được cấp các chứng nhận liên quan. Ví dụ, nếu bạn nhập hàng hóa chất cần phải có giấy xác nhận đăng ký hóa chất của cơ quan chuyên môn và đóng lệ phí theo quy định.

Hay một số mặt hàng phân bón phải có công bố hợp quy; mặt hàng, đồ dùng liên quan đến thực phẩm phải có đăng ký kiểm tra VSATTP, kiểm tra chất lượng của bộ ngành theo quy định pháp luật.

Nếu không làm các chứng nhận này thì lô hàng sẽ không được thông quan cũng như gặp khó khăn trong quá trình làm hàng với các cơ quan chức năng.

Bước 7: Khai báo Hải quan hàng nhập

Chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất trong quá trình làm thủ tục hải quan. Có thể nói việc chuẩn bị chứng từ sớm và chuẩn xác sẽ đóng góp 95% tiến độ khai báo hải quan cũng như tiết kiệm chi phí hải quan cho doanh nghiệp.

Xác định những việc cần làm đối với 1 lô hàng NK:
Bước này có nghĩa là khi lô hàng của bạn NK về, bạn cần xác định trước là mặt hàng cần nhập là gì, tham khảo trước mã HS code cho hàng hóa, thuế NK là bao nhiêu, có được hưởng ưu đãi hay không, những thủ tục và công việc nào cần làm khi lô hàng về tới Việt Nam.

Chuẩn bị bộ hồ sơ khi hàng về tới Việt Nam:
Sau khi nhận được thông báo hàng đến, lúc này bạn cần chuẩn bị những chứng từ để làm thủ tục cho lô hàng. Bộ chứng từ gồm:

• Hợp đồng (contract)

• Hóa đơn thương mại (commercial invoice)

• Phiếu đóng gói (packing list)

• Vận đơn (bill of lading)

• C/O (nếu có)

• Giấy phép Nhập Khẩu (nếu có)

• Các chứng từ khác cần thiết khác, tùy từng lô hàng và mặt hàng cụ thể

Lưu ý: Một số mặt hàng NK yêu cầu cần phải có giấy phép, chứng nhận đặc thù,      của các bộ ngành liên quan. Cần tìm hiểu kỹ các loại chứng từ này và gấp rút hoàn thành sớm để lô hàng được tiến hành nhanh chóng.

Lên tờ khai hải quan:
Nhờ sự phát triển của công nghệ, hiện nay chúng ta không còn phải khai báo hải quan bằng hồ sơ giấy rất chậm chạp và nhọc nhằn như trước nữa.

Thay vào đó, chúng ta có thể khai báo qua mạng qua hệ thống khai báo hải quan điện tử. Trong đó, phần mềm hải quan điện tử được sử dụng phổ biến nhất là ECUS5-VNACCS của Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn.

Để lên tờ khai trên phần mềm chúng ta cần các chứng từ:

• Contract

• Invoice

• Packing

• Bill

• C/O

• Hóa đơn cước (nếu có) và một số chứng từ liên quan khác  (*)

(*) Những chứng từ này tùy thuộc vào từng mặt hàng và chính sách quản lý mặt hàng NK cụ thể. Ngoài chứng từ ra, đặc biệt cần lưu ý là chữ ký số. Chữ ký số dùng để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan Vnaccs. Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp chữ ký số này như: THÁI SƠN, VINA, VNPT, …..

Một số doanh nghiệp chưa có hoặc chữ ký số gặp trục trặc. Thì cách giải quyết tốt nhất là trả phí khai đại lý hải quan để kịp tiến độ lô hàng. Nhưng về lâu dài thì cần có chữ ký số để tránh phát sinh các chi phí.

Khi đã có chữ ký số và bộ chứng từ đầy đủ cần thiết. Có một bước không thể thiếu trước khi lên tờ khai đó là kiểm tra chứng từ: Việc kiểm tra được thực hiện để xem xét sự thống nhất, chính xác của các chứng từ hay số liệu. Nhất là việc hợp lệ của C/O- để được miễn giảm thuế.

Hơn nữa phải xem xét để áp mã HS một cách chính xác nhất có thể cho lô hàng. Tránh trường hợp bị bác bỏ mã HS thì sẽ không được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu. Một khâu nhìn có vẻ cơ bản, đơn giản
nhưng ảnh hưởng không nhỏ đến giá trị lô hàng của bạn.

Tiến hành lên tờ khai bằng cấp đăng nhập vào phần mềm khai hải quan. Điền các thông tin theo như yêu cầu và cắm chữ ký số vào. Để truyền tờ khai chính thức lên hệ thống. Khi tờ khai được truyền chính thức thành công lên hệ thống. Cũng đồng nghĩa việc trên hệ thống hải quan đã có thông tin tờ khai này.

Sau khi truyền xong, tờ khai được xuất ra sẽ được phân vào 3 luồng:

• 1 – Luồng Xanh: Tờ khai được phân số 1- luồng xanh, thì tờ khai sẽ được thông quan ngay trên hệ thống. Và trả về là: “Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (thông quan)”

• 2 – Luồng Vàng: Tờ khai được phân số 2-luồng vàng, thì sẽ phải làm thủ tục mở tờ khai tại Chi cục hải quan cảng.

• 3 – Luồng Đỏ: Khi tờ khai được phân số 3- luồng đỏ. Thì sẽ phải làm thủ tục mở tờ khai tại Chi cục hải quan tương tự như đối với luồng vàng. Nhưng đặc biệt hơn đối với tờ khai luồng đỏ. Thì phải tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa nên cần hết sức lưu ý.

Lưu ý: Việc lên tờ khai chính thức rất quan trọng. Yêu cầu thông tin chính xác, số liệu thực tế nhất. Một số trường hợp khai sai có thể sửa được. Nhưng có những trường hợp phải hủy tờ khai chỉ vì một lỗi nhỏ.

Điều này sẽ dẫn đến việc phát sinh chi phí cũng như rắc rối cả trước, sau khi hoàn thành thủ tục cho lô hàng. Ngoài ra việc hủy tờ khai nhiều cũng có thể ảnh hưởng xấu đến kết quả phân luồng của những tờ khai tiếp theo. Gây khó khăn cho doanh nghiệp.

Đóng thuế và làm thủ tục hải quan thực tế tại cảng
Sau khi tờ khai được phân luồng. Số tiền thuế sẽ được hiển thị trên tờ khai dù là luồng xanh, đỏ, hay vàng.

Số tiền thuế này được hiển thị trên trang đầu tiên của tờ khai và được phân thành các mục cụ thể:

• Thuế Nhập Khẩu

• Thuế GTGT

• Tổng tiền thuế phải nộp

Đây là căn cứ để đóng số tiền thuế chính xác. Số tiền thuế có thể tính toán gần chính xác trước khi lên tờ khai. Vì nó phụ thuộc vào mã hs, thuế nhập khẩu, VAT và miễn giảm thuế khi có C/O. Việc tính toán trước số tiền thuế phải nộp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi tính toán chi phí cho lô hàng.

Việc đóng thuế thường được thực hiện sau khi tờ khai được phân luồng và thực tế hàng đã về đến cảng. Nhưng trong một số trường hợp thuế được đóng sau khi làm thủ tục thực tế tại cảng. Tùy thuộc tính chất phức tạp của lô hàng mà doanh nghiệp quyết định đóng trước hay sau khi làm thủ tục tại cảng.

Số tiền thuế này có thể chuyển khoản hay đóng tiền mặt. Nhưng để nhanh chóng thì bạn nên đóng tiền mặt. Tránh trường hợp thủ tục đã hoàn tất nhưng thuế chuyển khoản vẫn chưa vào nên không thể nhận
hàng được. Hiện tại tiền thuế có thể đóng tại ngân hàng hoặc ngay tại cảng ( nơi làm thủ tục hải quan).

Bước 8: Mở và thông quan tờ khai

Làm thủ tục hải quan tại cảng:

• Đối với tờ khai luồng xanh: chỉ cần đóng thuế, tiền thuế vào thì có thể in được mã vạch thì tiến hành thanh lý, nhận hàng.

• Đối với tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai, mở tờ khai, thanh lý, nhận hàng

• Đối với tờ khai luồng đỏ: tương tự luồng vàng nhưng trong bước mở tờ khai thực tế thì có thêm bước nhỏ là làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.

• Mở tờ khai: Đối với tờ khai luồng vàng, đỏ. Bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ để mở tờ khai thực tế, gồm:

• Giấy giới thiệu

• Tờ khai phân luồng

• Invoice

• Packing list

• Bill

• Các chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,….)

Xuất trình bộ hồ sơ để hải quan xem xét. Nếu bộ chứng từ đã hợp lệ, hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống. Thường bộ hồ sơ hay bị vướng mắc vấn đề tờ khai hải quan: mã hs, tên mặt hàng, thuế suất, C/O không hợp lệ,…

Đối với tờ khai nếu có sai sót không đáng kể thì tiến hành truyền sửa tờ khai. Nhưng nếu vướng mắc mã hs, hay C/O,… thì cần xem xét cẩn thận. Đối với từng trường hợp ta sẽ có cách giải quyết phù hợp nhất đảm bảo tiết kiệm thời gian và chi phí nhất.

• Kiểm tra thực tế hàng hóa:

Đối với tờ khai luồng đỏ, hoặc tờ khai luồng vàng bị bẻ kiểm hóa. Thì ta phải thực hiện bước mở hàng hóa thực tế nhập để hải quan kiểm tra tính chính xác giữa hàng hóa thực tế. Những gì doanh nghiệp đã khai trên tờ khai cũng như trên chứng từ.

Các nội dung mà Kiểm Hóa thường kiểm tra là:

• Số lượng

• Chủng loại

• Nhãn mác, Số series

Sau khi kiểm tra xong, nếu hàng hóa không có vấn đề và phù hợp như những gì đã khai báo, hải quan sẽ tiến hành thông quan tờ khai trên hệ thống. Trong trường hợp có sự khác biệt giữa hàng hóa thực tế và chứng từ khai báo. Hải quan sẽ xem xét. Về phía doanh nghiệp sẽ tìm cách giải quyết phù hợp nhất.

Bước 9: Thanh lý tờ khai

Sau khi nộp thuế và tờ khai được thông quan. Thì bạn có thể in mã vạch bằng cách vào website https://www.customs.gov.vn/SitePages/ContainerBarcodeReceiver.aspx. Điền các thông tin theo yêu cầu, bạn sẽ nhận được file pdf có hình như bên dưới:

Bạn nộp mã vạch + tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ. Và bộ còn lại hải quan sẽ giữ.

Hiện tại hải quan một số nơi còn yêu cầu doanh nghiệp nộp thêm 1 bộ nữa để đối chứng. Việc nộp bao nhiêu bộ mã vạch + tờ khai để đóng dấu thì tùy thuộc vào hải quan từng nơi. Nhưng doanh nghiệp phải lấy lại 1 bản để lưu trữ.

Bước 10: Điều xe vận chuyển hàng về kho

Sau khi thanh lý xong, bạn tới phòng thương vụ cảng. Cầm lệnh giao hàng còn hạn để đóng tiền in phiếu nâng container. Hay còn gọi là phiếu EIR rồi giao cho tài xế 1 số chứng từ như phiếu Eir, lệnh giao hàng, giấy mượn container về kho riêng. Để tài xế trình hải quan giám sát cổng. Tiến hành lấy container ra khỏi cảng chở về kho.

Trước khi container được nâng lên xe, tài xế cần phối hợp với điều độ cảng. Kiểm tra kỹ tình trạng container nếu phát hiện hư hại. Thì đề nghị điều độ container xác nhận lên phiếu Eir. Để tránh các chi phí sửa chữa container về sau không phải do lỗi của bạn.

Cần lưu ý các chứng từ đặc biệt giấy mượn container phải bảo quản cẩn thận. Vì còn làm thủ tục trả rỗng sau khi rút hàng.

Bước 11: Rút hàng và trả Container rỗng

Sau khi xe về tới kho, bạn chú ý kiểm tra kỹ các thông tin sau:

• Seal: Kiểm tra xem có khớp với seal trên Vận đơn (Bill) hay không. Còn nguyên Seal có dấu hiệu cắt hay chắp vá gì không. Sau đó chụp hình lại trước khi cắt seal.
• Chụp mặt ngoài và mặt trong, ván sàn, 2 cánh cửa container, ván sàn, lỗ thông gió, chuôi cắm điện nhằm xác định tình trạng container trước và sau khi rút hàng. Để trong trường hợp container bị hư hại thì sẽ biết rõ chi phí sữa chữa đó bên nào chịu.
• Lột tem nguy hiểm (nếu là hàng nguy hiểm) trước khi trả container rỗng theo quy định của hãng tàu. Nếu không sẽ bị phạt tiền.

Sau khi rút hàng xong. Tài xế sẽ mang container trả về cảng hoặc ICD. Theo chỉ định được ghi rõ trên giấy mượn container của hãng tàu.

Tại nơi trả rỗng, điều độ cảng sẽ kiểm tra tình trạng container. Nếu có hư hại so với trước khi lấy container ra khỏi cảng sẽ ghi chú lên phiếu Eir có xác nhận của tài xế.

Lưu ý: Hãng tàu sẽ có quy định thời gian lưu container rỗng tại kho. Thông thường là 3 ngày từ ngày container ra khỏi cảng. Nên việc rút hàng cần lên kế hoạch rõ ràng. Đặc biệt nếu kho công ty của bản ở các tỉnh xa phải mất nhiều thời gian vận chuyển. Để đảm bảo container được trả về cảng theo đúng quy định nhằm tránh bị phạt tiền lưu container.

Trường hợp lệnh hạ bị quá hạn thì cảng sẽ không cho phép bạn trả rỗng. Lúc này bạn phải lên văn phòng hãng tàu để tiếp tục gia hạn lệnh hạ rỗng. Đóng các phụ phí rồi giao cho tài xế đưa điều độ cảng kiểm tra thì lúc đó mới được trả rỗng theo quy định.

Bước 12: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ

Tất cả bộ chứng từ cần được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. Để đối chiếu sau này có phát sinh, khiếu nại, phục vụ kiểm tra của các cơ quan liên quan như cơ quan thuế, hải quan…

Một lô hàng chỉ được xem là hoàn thành thủ tục hải quan. Khi đã qua được khoảng thời gian kiểm tra sau thông quan. Vì vậy không phải cứ lấy hàng về tới kho, xuất hàng xong ra nước ngoài. Tờ khai đã thông quan là bạn có thể yên tâm xem như đã xong mọi chuyện.

Hiện tại, chính sách Nhà nước đang đơn giản hóa ở giai đoạn thông quan hàng hóa. Nhằm giảm bớt chi phí và thời gian lưu kho bãi cho doanh nghiệp tại cửa khẩu. Cũng như giảm áp lực cho cơ sở hạ tầng.

Vì vậy các cơ quan chuyên ngành sẽ chuyển sự tập trung vào việc kiểm tra sau thông quan. Để kiểm tra lại xem doanh nghiệp có tuân thủ. Và thực hiện thủ tục hải quan của bạn đã đúng chưa.

Câu hỏi đặt ra là sau khi đã thông quan hàng hóa, doanh nghiệp phải lưu giữ lại những gì? Và trong bao lâu?

1. Cần lưu giữ những chứng từ gì?

• Các chứng từ hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hoá
  miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế.
• Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế.
• Các hồ sơ như – Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, – tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa, – hồ sơ đề nghị gia hạn nộp thuế,  – hồ sơ nộp dần tiền thuế nợ,  – hồ sơ xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, – hồ sơ đề nghị xoá nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp cho cơ quan hải quan.

• Chứng từ vận tải đối với hàng hóa xuất khẩu, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật, chứng từ,
  tài liệu liên quan đến định mức thực tế để gia công, sản xuất sản phẩm xuất khẩu.
• Sổ sách, chứng từ kế toán.

2. Cần lưu ý gì khi lưu giữ chứng từ?

• Người khai hải quan phải lưu trữ các chứng từ khác liên quan đến hàng hóa xuất khẩu,
  nhập khẩu trong thời hạn 5 năm.
• Người khai hải quan phải lưu trữ bản chính các chứng từ nêu trên (trừ trường hợp đã nộp
  bản chính cho cơ quan hải quan)
• Trường hợp các chứng từ điện tử thì lưu giữ dưới dạng điện tử hoặc chuyển đổi ra chứng
  từ giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.